Van gesprekscyclus naar groei- en inspiratiecyclus

Eens per jaar is er dat gesprek... het jaargesprek of het functioneringsgesprek (of hoe het ook genoemd wordt). Voor zowel medewerkers als leidinggevenden voelt het geregeld als een verplichting, zonder echte waarde of impact: samen terugblikken op doelen die vaak niet meer relevant zijn, een lijstje met onderwerpen afvinken omdat dat zo in de CAO staat. Zeker in een tijd waarin snel schakelen van belang is en leidinggevenden vaak op afstand staan, lijkt zo’n statisch gesprekssysteem niet meer aan te sluiten bij de realiteit.

Omdat ik in de praktijk steeds weer de obstakels zie waarmee leidinggevenden en medewerkers zich geconfronteerd zien als het om deze gesprekken gaat, ben ik in de literatuur gedoken om te onderzoeken waarom de huidige vorm van de gesprekscyclus niet meer lijkt te werken en welke alternatieven er zijn.

Eerst even kommer en kwel: de problemen die ik tegenkom

Te afstandelijk en weinig impact
Leidinggevenden met een grote span of control zien hun medewerkers vaak te weinig om een realistisch beeld te hebben van hun werk en (werk)welzijn. Een gesprek één keer per jaar, waar het vaak op neer komt, mist daardoor deels effect.

Demotiverend in plaats van stimulerend
Onderzoek toont aan dat de formele gesprekken tussen leidinggevende en medewerker eerder demotiveren dan motiveren (Van Woerkom & De Bruijn, 2016). Medewerkers willen geen afvinklijstjes, maar een echte dialoog over hun werk en ontwikkeling.

Mismatch met moderne werkpraktijk
Wendbaarheid en samenwerking zijn belangrijk in het werk. Dat vraagt om regelmatige, waardevolle gesprekken (ook de contactmomenten bij het koffieapparaat trouwens) in plaats van een eenmalig formeel gespreksmoment.

Gebrek aan koppeling met medewerkersonderzoek
Veel organisaties voeren geregeld een medewerkersonderzoek uit, maar doen vervolgens weinig met de resultaten. De trends uit het medewerkersonderzoek worden nog niet altijd gekoppeld aan onder andere de gesprekscyclus voor concrete verbeteringen voor de teams en de medewerkers.

Hoe kan het anders, naar échte dialoog: "het goede gesprek"

In plaats van een jaarlijks verplicht evaluatiemoment is het tijd voor een dynamisch gesprek, waarin de focus ligt op:

• Motivatie en werkplezier – Wat drijft jou in je werk? (Ryan & Deci, 2000)
• Talentontwikkeling en groei – Waar wil jij naartoe en wat heb je nodig?
• Teamreflectie en innovatie – Hoe versterken we elkaar en blijven we wendbaar?

Schaufeli (2022) benadrukt het belang van leidinggevenden die medewerkers inspireren en ondersteunen. Dit vraagt om kijken naar de unieke mens die de medewerker is en hoe deze het best tot zijn of haar recht komt.

Moderne onboarding als startpunt voor het goede gesprek

Een goed gesprek begint niet pas na een jaar, maar direct bij binnenkomst van een nieuwe medewerker, en het liefst al vanaf het sollicitatietraject. Moderne onboardingprogramma’s helpen medewerkers om vóór dag één verbinding te voelen met de organisatie en het team. Digitale onboarding-mogelijkheden zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers direct inzicht krijgen in de organisatiecultuur, de verwachtingen die er zijn en hoe hun eigen (werk)waarden hierin passen (of niet). Hierdoor ontstaat een sterke basis voor een continue dialoog over ontwikkeling en werkplezier.

Het team als basis voor groei

In veel organisaties werken professionals in teams. In die teams ligt de onderlinge verbinding van samen het werk doen. Door niet alleen tussen leidinggevende en medewerker maar ook in de teams "het goede gesprek" te voeren, blijft de motivatie hoog, er wordt samen gekeken naar de uitdagingen in het werk.

Een goed voorbeeld hiervan is Functioneringsgesprekken In Teams (FIT) (Vandamme, z.d.). Het kan passend zijn om, om het jaar, het formele individuele gesprek te vervangen door een gestructureerd teamgesprek waarin ontwikkeling en samenwerking centraal staan. Dit stimuleert betrokkenheid, eigenaarschap en wendbaarheid binnen teams.

Digitale tools ter ondersteuning

Veel van de verplichte gespreksonderwerpen uit de CAO, zoals werktijden, verlof en administratieve afspraken, kunnen prima digitaal worden vastgelegd. Moderne HR-systemen bieden steeds meer de mogelijkheid voor het doen van aanvragen en allerlei zaken bijhouden, zodat gesprekken tussen leidinggevende en medewerker en team écht kunnen gaan over wat er toe doet: professionele groei, teamontwikkeling en werkplezier.

Technologie biedt ook volop mogelijkheden om gespreksvoering te vernieuwen zonder in bureaucratie te vervallen:

• Feedbacksystemen helpen medewerkers en teams om hun ontwikkeling real-time inzichtelijk te maken.

• Talentmanagementapps maken doelen en groeistappen inzichtelijk en meetbaar.

• Regelmatige pulse checks geven snel inzicht in welzijn, samenwerking en motivatie.

Door deze tools slim in te zetten, verschuift de focus van controle naar ondersteuning. Leidinggevenden en medewerkers krijgen hierdoor sneller en relevanter inzicht in hun werk en ontwikkeling.

Kortom: de traditionele gesprekken tussen leidinggevende en medewerker mogen plaatsmaken voor dynamischer contact, vanuit een bredere blik.

Ik help graag met het ontwikkelen van een aanpak die werkt in jouw organisatie, benader mij gerust en vrijblijvend om eens te sparren.